Alle verenigingen moeten minimaal één keer per jaar vergaderen

Een Algemene Vergadering (AV) is een bijeenkomst die minimaal één keer per jaar gehouden moet worden. Alle leden mogen meepraten en meebeslissen over het gevoerde en toekomstige beleid. Dat betekent dat elke vereniging in Nederland verplicht is om minimaal één keer per jaar te vergaderen. Dat geldt net zo goed voor Verenigingen van Eigenaren als voor een winkeliersvereniging, een buurtvereniging of een sportvereniging.

Een Algemene (Leden) Vergadering moet dus minimaal één keer per jaar worden uitgeschreven en alle leden moeten hiervoor worden uitgenodigd. Iedereen die lid is van die vereniging mag meestemmen over de toekomst van de vereniging, maar ook over het beleid, de activiteiten, de financiën, het verhogen, of juist niet verhogen van het contributiegeld en over de bestuurders, om maar iets te noemen. Elektronisch stemmen bij een Algemene Vergadering is toegestaan. Alle leden hebben stemrecht en elke stem moet worden meegeteld. Natuurlijk mogen leden ook vragen stellen over het functioneren van het bestuur op zich en van de vereniging als geheel.

Gratis uitproberen

De eerste 30 dagen gratis op proef

Gebruikt door meer dan 500 verenigingen in Nederland

Zij gingen jouw vereniging voor en bouwden een online community

Mooie en duidelijk site. Bijna alle leden waren al in de eerste week aangehaakt en je merkt duidelijk een verbetering in de communicatie en saamhorigheid!

Klant - Bungalowpark

Wie mogen stemmen op een Algemene Vergadering

Tijdens een Algemene Vergadering mogen dus alle leden meedenken, meepraten en meestemmen over het beleid en de toekomst van de vereniging. Zoals al eerder aangegeven is elektronisch stemmen bij een Algemene Vergadering toegestaan. Door mee te stemmen kunnen leden van een vereniging bepalen wat er in grote lijnen (moet) gebeuren met de vereniging. Het bestuur neemt natuurlijk de dagelijkse besluiten, omdat het gewoon onmogelijk is om alle leden uit te nodigen mee te stemmen over die dagelijkse besluiten. Wel moeten de leden mee kunnen beslissen over statuten, de inhoud van een huishoudelijk reglement, het goedkeuren van de boekhouding, het goedkeuren van grote aankopen, het goedkeuren van offertes voor bijvoorbeeld onderhoud of reparaties, maar ook over het benoemen van bestuursleden. Met de site en app van Bestuur.nu is het zeer eenvoudig om een vergadering uit te schrijven en te sturen naar alle leden van een vereniging.

De leden uitnodigen voor de Algemene Vergadering

Wanneer je gebruik maakt van de app en de website van Bestuur.nu kunnen leden zichzelf aanmelden via een e-mail. Zij krijgen dan een unieke inlogcode en kunnen zelf bepalen hoe hun gegevens zichtbaar zijn voor anderen, met alleen hun e-mail adres of ook met hun NAW gegevens, geheel volgens de richtlijnen van de AVG. Degene die de ledenadministratie bijhoudt, kan die leden onderverdelen in verschillende groepen. Elke groep kan zo afzonderlijk post ontvangen, maar er kan ook een algemene mailing worden gestuurd. Zo’n algemene mailing kan worden gedaan voor het uitnodigen van alle leden voor een Algemene Vergadering.

Een volledig complete ledenadministratie

De ledenadministratie van bestuur.nu is een volledig complete ledenadministratie. Je kunt hierin:
· Alle leden plaatsen waarbij de leden zelf hun gegevens bijhouden
· Een online agenda beheren
· Documenten aanmaken
· Documenten opslaan
· Online vergaderen
· Een prikbord aanmaken
· Digitaal stemmen

Zoals gezegd worden alle leden geplaatst in één systeem en kunnen worden ingedeeld in groepen. Elk lid heeft een eigen account dat alleen te benaderen is door gebruik te maken van een persoonlijke inlogcode die zij hiervoor ontvangen. Zo houdt je een veilige omgeving die bovendien AVG proof is.

Vergaderen online en elektronisch stemmen Algemene Vergadering

Vergaderen gebeurt steeds vaker online, waarbij ook het elektronisch stemmen bij een Algemene Vergadering steeds vaker wordt gebruikt. Met de website, de app en de software van Bestuur.nu kun je met tweehonderd personen tegelijk online vergaderen. Hierbij is het mogelijk om maximaal 24 personen tegelijk in beeld te brengen. De rest van de leden kunnen, tot die tweehonderd personen, worden aangesloten op audio en zo de vergadering bijwonen. Van alle aanwezigen wordt automatisch een presentielijst voor de vergadering gegenereerd. Elk lid heeft door de aansluiting via audio de mogelijkheid om mee te praten. Alle leden kunnen ook elektronisch stemmen algemene ledenvergadering. Het systeem berekend hierbij automatisch de keuze die wordt gemaakt door de leden zodat ook direct bekend is hoe de leden ergens over gestemd hebben. De vergadering wordt opgenomen op video en/of audio. De notulen kunnen tijdens de vergadering worden gemaakt met de speciale functie voor notuleren, Maar ze kunnen ook aan de hand van die opname na afloop eenvoudig worden gemaakt. Afspraken kunnen direct worden bijgeschreven in de agenda. Van de notulen kan een PDF-bestand aan alle leden worden toegestuurd met bijlagen zoals de presentielijst, actielijst en een besluitenlijst.

Wat is het voordeel van elektronisch stemmen bij een Algemene Vergadering

Zoals gezegd zullen vergaderingen steeds vaker online plaatsvinden. Als elektronisch stemmen bij een Algemene Vergadering gebeurt, weet iedereen ook direct hoe er over bepaalde zaken wordt gedacht en kan er ook gelijk beslist worden. Dit maakt vergaderen een stuk makkelijker. De app en website van Bestuur.nu is zeer gemakkelijk in gebruik en heeft veel mogelijkheden voor het vergaderen met leden online. Met stemrondes kun je snel de mening peilen van de leden. Je kunt zelfs vragen stellen en daar multiple choice antwoorden bij zetten. Tijdens de stemronde wordt de uitslag automatisch bijgewerkt en weet je precies waar de leden voor gestemd hebben. Dat maakt het nemen van besluiten een makkelijker én sneller. Als de vergadering is afgelopen en de notulen zijn geschreven kun je hiervan eenvoudig een compleet PDF bestand sturen naar alle leden inclusief presentielijst, actielijst, besluitenlijst, de stemrondes en de nieuwe agenda.

Meer weten?

Neem dan, geheel vrijblijvend contact op met Bestuur.nu en zij kunnen je alles uitleggen. Je kunt ook het programma gratis voor 30 dagen uitproberen.

Gratis uitproberen Contact opnemen