Door gebruik te maken van de gebruiksvriendelijke website en app van bestuur.nu kan elke sportvereniging alle communicatie, documenten, informatie en ledenbeheer centraliseren in één app. Je kunt de website en app inzetten voor elke sportvereniging. Door de app is het communiceren met leden eenvoudiger. Je kunt documentatie die gaat over de sportclub of de leden, centraal én veilig opslaan. De informatie die is opgeslagen kan ook worden uitgewisseld met de leden en het bestuur. Dit gebeurt op een eenvoudige manier via e-mail of met een pushnotificatie naar bepaalde leden of naar alle leden. Een voordeel van deze werkwijze is dat je minder tijd nodig hebt voor de administratie of om bepaalde informatie te verspreiden.
Communicatie
Er zijn via de website en de app van bestuur.nl verschillende mogelijkheden om te communiceren. Denk hierbij aan:
- Mededelingen
- Prikbord
- Vergaderingen
- Forum
- Interne berichten
- Plaatsen van actiepunten, documenten of notulen
Alle documenten maak je eenvoudig met een uitgebreide teksteditor. Je kunt de documenten een professionele uitstraling geven door je eigen logo of briefpapier te gebruiken. Kleuren en opmaak bepaal je helemaal zelf. Bovendien is het zeer eenvoudig om een bijlage of foto’s toe te voegen vanaf je eigen pc, laptop of tablet. Je hebt de keuze om leden van je sportvereniging een notificatie te sturen via e-mail of met een push bericht in de iOS (Apple) of Android app. Het opslaan van de documenten vindt plaats in de SHA 256 encryptie in de cloud. Door zelf een mappenstructuur te bedenken kun je snel en eenvoudig alle documenten opslaan. Wie er tot deze documenten toegang mag hebben kun je ook zelf bepalen. Zo kun je bijvoorbeeld de administrateur, de penningmeester of het bestuur toegang geven tot bepaalde documenten.
Sportverenigingen zijn verplicht een ledenadministratie bij te houden
Elke vereniging, dus ook een sportvereniging moet een administratie bijhouden die bovendien 7 jaar bewaard moet blijven. Een administratie van een vereniging bestaat in de meeste gevallen uit:
- Een ledenadministratie waarin de persoons- én de contributie gegevens van de leden moeten worden vastgelegd
- Een financieel jaarverslag of overzicht waaruit blijkt wat de inkomsten en uitgaven zijn. In de statuten moet staan dat de penningmeester dit jaarverslag periodiek voorlegt aan de leden tijdens de algemene ledenvergadering. De ledenvergadering vindt minimaal 1 keer per jaar plaats, waarbij alle leden hun stem mogen uitbrengen als er iets te stemmen valt.
Door de ledenadministratie te plaatsen in de website van bestuur.nu kunnen die leden direct inzicht krijgen tot (vooraf) bepaalde zaken. Alle leden krijgen een speciale inlogcode die toegang geeft tot het systeem. Wanneer je start met het systeem kunnen de aanwezige leden in één keer (bulk) worden geïmporteerd. Leden kunnen worden ondergebracht in verschillende groepen. Nieuwe leden worden op basis van een e-mail adres aangemaakt. Hiervoor ontvangen zij een email en kunnen dan zelf aangeven of ze met hun NAW gegevens zichtbaar willen zijn of dat alleen hun email adres getoond mag worden. Zoals gezegd kun je leden indelen in verschillende groepen. Dit maakt het makkelijker om ledengroepen apart een mededeling te sturen via de app of per mail. Natuurlijk is het ook altijd mogelijk om alle leden tegelijk een bericht te sturen via mail of via de app.
Vergaderen
Tegenwoordig wordt er steeds vaker online vergaderd. Dat gaat via de website van bestuur.nu heel gemakkelijk. Er kan worden vergaderd met honderd personen tegelijk waarbij je maximaal 12 personen tegelijk in beeld kunt krijgen. Alle andere leden worden aangesloten op audio. Je kunt bij het videovergaderen het scherm delen en de hele vergadering opnemen. Bij de vergadering kun je gebruik maken van video- of audio-opnames, een digitale presentielijst, er kan digitaal worden gestemd waarbij je ook direct weet hoe de leden van jouw sportclub denken over bepaalde onderwerpen. Het systeem berekend automatisch alle aanwezige stemmen. De afspraken kunnen direct worden bijgeschreven in de agenda. De notulen kunnen naderhand met behulp van de opname worden gemaakt. Hiervan kan een PDF bestand aan alle leden worden toegestuurd met bijlagen zoals de presentielijst, actielijst en een besluitenlijst.
Tijdsbesparing met de website en app van bestuur.nu
Voor de ledenadministratie, agendabeheer, plannen en notuleren van vergaderingen ben je veel minder tijd kwijt als je dat uitvoert via de website en de app van bestuur.nu. Bovendien kan iedereen, waarvoor dat bedoeld is, direct zien welke afspraken er gemaakt zijn en bij welke afspraak hun aanwezigheid gewenst is. Je kunt ook kiezen voor een prikbord waarop leden en bestuur berichten kunnen plaatsen en waar op gereageerd kan worden. Fijn bij uitwedstrijden, dan heb je vaak vervoer nodig en kan dat onderling via het prikbord worden geregeld. Als iemand een bericht op het prikbord plaats kan er bovendien voor worden gekozen dat hij of zij een notificatie krijgt via de app of via email als er op het bericht wordt gereageerd. Zo zie je dat niet alleen de administratie, vergaderen of ledenbeheer makkelijker en sneller gedaan kan worden. Door gebruik te maken van de website van beheer.nu wordt het onderlinge contact tussen de personen die deze taken uitvoeren vereenvoudigd. Bovendien krijgen de leden onderling ook sneller contact met andere leden of met het bestuur.